Salon des Solidarités
Humanitaire, développement, coopération internationale, commerce équitable, insertion
Du 22 au 24 juin 2007 au Parc Floral de Paris
Foire aux Questions
Questions Exposants
- Modalités de partitipation et présence sur le salon
- Co-exposants
- Taille des stands et angles ouverts
- Droits de l’exposant sur son stand
- Éclairage et électricité
- Nettoyage
- Mobilier sur le stand
- Implantation des stands
- Tarifs et mode de règlement pour la location d’un stand
- Tickets repas pour les exposants
- Communication
Modalités de participation et présence sur le salon
Quelle est la date de clôture des inscriptions sur le Salon des Solidarités ?
Le 31 mai 2007, cependant s’il reste des places les demandes des exposants pourront êtres traités dans la limite des places disponibles.
Un exposant peut-il quitter son stand avant la fin du Salon ? ou encore bénéficier d’un tarif préférentiel pour 1 à 2 jours de présence ?
Il n’y a pas d’obligation de présence sur les 3 jours. Cependant, l’exposant ne pourra pas démonter son stand avant la fin du Salon. L’exposant paie un tarif global qui ne pourra faire l’objet d’aucun remboursement s’il n’est pas présent sur son emplacement durant les 3 jours.
Co-exposants
Combien d’exposants peuvent partager un stand ?
Dans le cas où l’exposant souhaite partager son stand avec une autre structure, cette deuxième structure devra elle aussi présenter une demande d’inscription aux Organisateurs (envoyer la page 12 du Dossier technique). L’exposant titulaire du stand devra régler la totalité du coût du stand.
Au-delà du stand de 9 m2 les Organisateurs étudieront les demandes des co-exposants au cas par cas.
Taille des stands et angles ouverts :
Quelle est la profondeur, la longueur et la largeur des stands ?
Les tailles des stands sont les suivantes :
4m2 : 2 m de long sur 2 m de profondeur
6 m2 : 3 m de long sur 2 m de profondeur
9 m2 :3 m de long sur 3 m de profondeur
18 m2 : 4 m de long sur 3 m de profondeur
36 m2 : 12 m de long sur 3 m de profondeur
À partir de combien de mètre carré l’option angle ouvert est-elle disponible ?
Toutes les tailles de stand mais dans la limite des places disponibles..
Droits de l’exposant sur son stand :
Comment accrocher ou suspendre des panneaux de communication, photos, documents, bannières etc… sur le stand exposant ?
L’exposant devra choisir de scotcher l’ensemble des documents en veillant à ne pas décoller le revêtement de la cloison mélaminé ou bien il pourra utiliser des chaînettes pour tableau. Des présentoirs sont aussi disponibles à la location.
Attention : Il est interdit notamment d’accrocher ou de suspendre sur les bandeaux des stands où se trouvent les spots (risque de coupure électrique) et sur les structures métalliques du hall d’exposition.
Il est interdit d’agrafer sur les cloisons ou de les percer, d’empiéter sur les allées et de dépasser les hauteurs de stands (2m40).
Un exposant peut-il vendre des pâtisseries sur son stand ?
Non, la vente des produits alimentaires ou de boissons est strictement réservée à l’Espace Cuisine du Monde.
Éclairage
L’éclairage général du Salon est-il suffisant pour éclairer les stands des exposants ?
Tout dépend des supports visuels utilisés sur votre stand. Il est cependant conseillé d’installer un rail de spots afin d’éclairer les surfaces du votre stand où l’exposant souhaite accueillir le public et présenter divers documents, objets d’artisanat local, brochures, photos, PowerPoint etc…
Deux options :
Soit l’exposant choisit de louer un rail de spot et son alimentation électrique qui ne lui permet pas de brancher d’autres appareils électriques.
Soit l’exposant opte pour la location d’un coffret électrique (1 à 10 kW) auquel cas, il peut brancher ses propres spots et d’autres appareils tels que ordinateur portable, vidéo projecteur. L’exposant peut également louer le rail de spots proposés dans le contrat de location de mobilier de la page 13.
Combien d’appareils électriques un coffret de 1, 2, 3, 4, 6, 8, 10 kW peut-il supporter ?
Comptez entre 100 et 400 watts pour un ordinateur, un vidéoprojecteur.. attention, une bouilloire c'est souvent 2kw...
| 1 kW : de 2 à 3 | 2 kW : de 3 à 4 | 3 kW : de 4 à 5 |
| 4 kW : de 5 à 6 | 5 kW : de 6 à 7 | 6 kW : de 7 à 8 |
| 8 kW : de 8 à 9 | 10 kW : de 9 à 11 | ... |
Ces données restent approximatives et dépendent entièrement de la puissance des appareils que l’exposant souhaite utiliser. Il est donc fortement conseillé de vérifier la puissance des appareils afin de déterminer la puissance du coffret électrique nécessaire.
Nettoyage :
L’exposant peut-il souscrire à un forfait de nettoyage de son stand ?
Le nettoyage des parties communes du Salon (allées, espaces collectifs, accès, sanitaires, parking) est assuré par les organisateurs. Le nettoyage des stands reste à la charge des exposants.
Accès au Salon des Solidarités Internationales :
Quelles sont les conditions pour qu’un exposant ait plusieurs badges pour les membres de son équipe sur le Salon ?
Les badges seront remis le jour du montage. Deux badges sont prévus par structure exposante. Pour commander des badges supplémentaires, l’exposant doit s’adresser au Responsable Exposant au moment du paiement afin de prévoir un nombre en quantité suffisante. Les badges sont gratuits.
Quels sont les dates et horaires d’installation des stands exposants ?
Le Jeudi 21 Juin 2007, les exposants sont invités à installer leur stand à partir de 17 heures. L’équipe organisatrice leur remettra une fiche pratique « Votre Installation », le règlement intérieur du Salon, ainsi que les badges, le numéro de stand, et l’accès au parking etc…
Mobilier sur le stand
Y a t-il d’autres mobiliers proposés que ceux mentionnés dans la page 13 du Dossier Technique ?
Oui. Une annexe au contrat de location est disponible auprès du responsable des exposants sur simple demande. L’exposant y trouvera un large choix d’équipements (armoires, bureaux, table ronde, tabouret, comptoir, chaises, vitrines etc…)
L’exposant peut-il venir avec ses propres équipements ?
Oui. L’exposant est libre d’emmener son matériel cependant l’équipe d’organisation décline toute responsabilité en cas de vols. L’exposant devra souscrire à sa propre assurance exposition.
Attention : l’exposant n’a pas le droit d’apporter son propre coffret électrique. S’il choisit de faire installer par l’équipe de montage un rail d’alimentation électrique, il devra recouvrir à la location du rail de spot mise à disposition dans le contrat de location et ne pas brancher son propre rail de spots.
Implantation des stands
Quels sont les critères d’implantation d’un stand dont les organisateurs tiennent compte pour choisir l’emplacement d’une structure ?
- La classification des structures par pôle (Projet / Ressource / Prestataire) déterminée en fonction de l’activité de l’exposant et de son statut juridique.
- L’implantation des autres espaces (Espace de conférences / Espace Web / Espace recrutement / Espace Formation / Espace de détente et de projection / Espace Cuisine du Monde / Espace d’Eveil à la Solidarité)
- Les programmes, biens et services développés par l’exposant.
L’exposant peut uniquement préciser à côté de quelle structure il souhaite intervenir.
Tarifs et mode de règlement pour la location d’un stand :
Un exposant peut-il bénéficier du tarif associatif s’il présente les activités de son association et de son entreprise ?
Deux options :
- S’il s’agit d’une micro-entreprise de commerce équitable dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 30 000 €, l’exposant pourra bénéficier des 50% de remise sur la location de son stand et le partager sous ces conditions avec l’association co-exposante.
- S’il s’agit d’une entreprise dont le chiffre d’affaires dépasse les 30 000 €, il n’y pas de conditions tarifaires préférentielles.
Est-ce que les Organisateurs peuvent attendre juin pour encaisser le chèque ?
Oui. L’exposant doit mentionner cette demande au dos de son chèque avant envoi. La place n’est cependant pas réservée. Seul l’encaissement du chèque valide définitivement la réservation d’un stand et attribue un numéro exposant.
L’exposant peut-il régler par virement bancaire ?
Oui. Par simple appel au Chargée de Mission un RIB de l’association du Salon des Solidarités lui sera envoyé par mail.
Attention : le libellé doit être précis pour le virement bancaire, il contiendra le nom de l’exposant pour faciliter le suivi du virement et valider définitivement son inscription.
L’exposant en provenance d’un pays hors union européenne peut-il effectuer le règlement de ses prestations par un transfert de fond Western Union ?
Oui, exceptionnellement, et en faisant la demande préalable au Responsable des exposants.
Quelles sont les conditions pour pouvoir bénéficier d’une remise ?
Les tarifs proposés aux associations régies sous la loi 1901 ne bénéficient pas de remise sur la location de leur stand.
Les autres structures peuvent bénéficier d’une remise (applicable uniquement sur la location du stand) en répondant aux critères suivants :
- Micro-entreprise de commerce équitable dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas les 30 000 € : 50% de remise
- Jeune Entreprise créée dans l’année dont le Chiffre d’Affaires ne dépasse pas 30 000 €
- Groupement d’intérêt public dont les missions d’intérêt général ne répondent pas à un but lucratif : 25% de remise.
Tickets repas pour les exposants :
Est-ce qu’il est prévu que l’exposant puisse acheter un forfait de ticket repas pour les 3 jours de présence de son équipe sur le Salon ?
Une vente de tickets repas leur sera proposée pour faciliter la prise en charge des frais de nourriture des personnes présentes sur le Salon. Une caisse sera prévue à cet effet au commissariat central. Les tickets d’une valeur de 8 € devront être échangé à l’Espace Cuisine du Monde contre un menu comprenant une boisson et un plat.
Communication
L’exposant peut-il disposer de la liste des partenariats médiatiques du Salon des Solidarités pour communiquer en amont de l’évènement?
Non. L’organisation se réserve le droit de communiquer sur l’évènement. Un espace presse/ VIP couvrira l’ensemble de l’évènement et les exposants pourront les exposants pourront y déposer un dossier de presse à consulter par les journalistes. Cependant, la Chargée de Mission Exposants établit une liste des structures qui souhaitent faire l’objet d’une interview ou d’un reportage et cette liste sera mise à la disposition des journalistes.
Quelle quantité de brochures l’exposant doit-il prévoir sur son stand ?
Le Salon prévoit d’accueillir 15 000 visiteurs sur les 3 jours. Il faut donc prévoir quelques milliers de plaquettes d’information. Cependant le Salon des Solidarités ne peut pas communiquer d’évaluation précise sur le nombre de visiteurs attendus sur chaque stand.
Peut-on déposer le dossier presse de notre structure sur l’adresse : presse@salondessolidarites.org ?
Non, il est préférable d’effectuer le dépôt en direct auprès des partenaires médias présents dans l’espace presse / VIP présent sur l’événement.
Quand est-ce que la liste des structures présentes sur le Salon sera diffusée en ligne sur le site Internet : www.salondessolidarites.org ?
Le 7 Mai 2007 la liste des exposants sera consultable en ligne.
l’Exposant dispose-t-il de documents graphiques du Salon des Solidarités Internationales qu’il pourra diffuser sur son site Internet ?
Oui, une fois l’inscription validée, l’exposant se verra attribuer un identifiant et un mot de passe lui permettant d’accéder à son espace exposant à partir duquel une charte graphique du Salon sera téléchargeable en ligne.
